Die Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern soll verschiedene Aspekte in einem Unternehmen verbessern. Zu diesem Zweck gibt es ein 5-Stufen Modell, welches Aufschluss darüber gibt, wie weit die Digitalisierung in einem Unternehmen fortgeschritten ist. Dies hilft uns dabei, die zu analysierenden Prozesse zu finden und eine eigene Digitalisierungsstrategie zu entwickeln. So, dass auch ihr Unternehmen von der Digitalisierung in der Arbeitswelt profitieren kann.
Schnelle Fakten
- Digitalisierung bedeutet, Prozesse digital abzubilden. Prozesse sollen möglichst automatisiert ausgeführt werden und ineinander greifen.
- Durch digitale Prozesse sollen Effizienzen und Produktivität erhöht werden. Mitarbeitende werden von Routineaufgaben entlastet.
- Um die Digitalisierung von Prozessen einzuschätzen, gibt es ein 4-Stufen Modell für Prozesse.
- Das 5-Stufen Modell für Unternehmen hilft uns dabei, eine Einschätzung zu machen, wie stark ein Unternehmen bereits digitalisiert ist und ob es noch optimiert werden kann.
- Die höchste Stufe 5 bedeutet, dass ein Unternehmen komplett automatisiert arbeitet. Es wird im grossen Stil künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen eingesetzt. Die Optimierung eines solchen Unternehmens kann fast ausschliesslich durch eine Optimierung der zugrundeliegenden Software geschehen.
Wichtig zu wissen: Was ist Digitalisierung überhaupt?
Digitalisierung scheint ein Modewort geworden zu sein. Viele Menschen verstehen unter der Digitalisierung die Verwendung von Chat-, ERP-, CRM-Software oder Ähnlichem, insbesondere in der Cloud. Doch ist das schon digital genug?
Dies ein guter Ansatz, doch längst nicht digitalisiert. Digitalisiert bedeutet, dass nicht nur digitale Software verwendet wird, sondern dass diese auch noch miteinander kommuniziert. Anschliessend sollten die Prozesse so weit automatisiert werden, dass Routineaufgaben durch die Systeme selbstständig erledigt werden.
So sollte bei einer Bestellung in einem Logistikunternehmen nach einer Kundenbestellung automatisch das ERP, das CRM und die Logistiksoftware informiert werden. Dies führt dann dazu, dass automatisch die Zahlung eingefordert wird, die Bestellung im Kundenportal vermerkt und der Versand ausgelöst wird. Die Mitarbeitenden kümmern sich nur noch um das Verpacken der Sendung. Der Rest geschieht wie magisch, von selbst.
Produktivitätsschub für die Mitarbeitenden
Viele Menschen fragen sich jetzt vielleicht, was aus den Mitarbeitenden werden soll, wenn alles digital abläuft. Nun, in einer voll digitalisierten Unternehmung werden die meisten Routineaufgaben durch IT-Systeme erledigt, das stimmt. Trotzdem braucht es immer noch Menschen.
Diese Menschen können sich jedoch auf spannendere Aufgaben konzentrieren. Sie können die Produkte der Unternehmung weiterentwickeln und weitere Geschäftsfelder erschliessen. Innovationen entwickeln oder neue Partnerschaften mit anderen Unternehmen schliessen. In einer voll digitalisierten Unternehmung gibt es mehr Zeit für die menschlichen Dinge. Denn in den verbliebenen Aufgaben geht es um die Aufgaben, wo der Mensch im Mittelpunkt steht. Wo es z. B. darum geht, innovativ zu sein oder neue Kontakte zu knüpfen. Der soziale Aspekt der Arbeit tritt mehr in den Mittelpunkt. Dies sorgt für zufriedenere und glücklichere Mitarbeitende.
Spannend: Einfachere Skalierung durch Digitalisierung
Auch wenn die Unternehmung am Punkt steht, an dem sie sich gerne vergrössern würde, hilft die Digitalisierung. Dank digitaler Prozessen ist sie weniger vom Engpass Mensch abhängig. Digitale Prozesse können einfach skaliert und beschleunigt werden. So, dass weitere Märkte schneller und einfacher erreicht werden können.
Das 5-Stufen Modell
Um Einschätzen zu können, wie weit eine Unternehmung digitalisiert ist, hilft es, die Unternehmung zuerst in ihre Funktionen und Prozesse zu zerlegen. Diese Funktionen und Prozesse lassen sich anschliessend in vier Stufen einteilen.
Unternehmen haben eine endliche Anzahl von Prozessen und Funktionen. Diese können eingeschätzt werden, wie stark manuell sie sind bzw. wie stark sie von Software unterstützt werden. Dies ist die Grundlage zur Bewertung der Digitalisierung. Grundsätzlich entspricht der Digitalisierungsgrad einer Unternehmung der Summe der Digitalisierungsgrade seiner Prozesse.
Zur Vereinfachung lassen sich diese Prozesse in vier Stufen einteilen. Diese Stufen reichen von eins, vollständig analog bis vier, vollständig digital.
Klarheit: Was bedeutet dies nun für die Unternehmung
Wenn wir die Prozesse einer Unternehmung bewertet haben, können wir nun den Digitalisierungsgrad einer Unternehmung im 5-Stufen Modell bewerten. Dies ermöglicht uns, eine Gesamtaussage zu treffen und den Verbesserungsbedarf zu ermitteln.
Stufe 0: Manuelle Prozesse ohne IT
Ein Unternehmen auf Stufe 0 verzichtet vollständig auf IT. Alle Prozesse werden manuell abgearbeitet. Es verlässt sich auf Papier und Brief in seiner Kommunikation. Die Buchführung passiert von Hand in einem Buch. Alles wird von Hand produziert. Diese Unternehmen sind in der Praxis sehr selten geworden, da dies Aufgrund gesellschaftlicher Umstände kaum möglich ist.
Stufe 1: Einfache Arbeiten mit dem Computer
Diese Unternehmen arbeiten in einigen Bereichen mit dem Computer. Insbesondere Buchhaltungssoftware wird hier eingesetzt. Die Software ist recht einfach und oftmals wird hauptsächlich Standard-Bürosoftware (wie z. B. Word, Excel, …) eingesetzt. Daten werden zwar erfasst, allerdings nicht weiterverarbeitet. In der Produktion wird Software für den Betrieb von Maschinen eingesetzt, aber auch hier nur sehr rudimentär. Kommunikation findet hauptsächlich per Post und Telefon statt.
Stufe 2: Einsatz von IT und Auswerten von Daten
Es wird immer mehr Logik in die Software eingebaut. Beispielsweise werden Excel-Tabellen mit komplexen Formeln eingesetzt. Die Buchhaltungssoftware wird teilweise zum Steuern der Unternehmung verwendet. Es werden betriebswirtschaftliche Daten erfasst und verarbeitet. Die Maschinen führen komplexe Software aus.
Kommunikation findet immer mehr per E-Mail statt, auch wenn trotzdem noch Papier eingesetzt wird. Werbung erfolgt mit klassischen Medien, wie Print, TV oder Radio. Das Unternehmen hat eine statische Internetpräsenz, auch wenn diese sich noch nicht dazu eignet direkt Bestellungen auszulösen.
Stufe 3: Einsatz von Internet-Technologie
Das Unternehmen nutzt die Möglichkeiten des Internets für seine Zwecke. Alle Mitarbeiter verwenden Computer. Es wird Kommunikationssoftware verwendet. Abteilungen tauschen Informationen über Portale, wie z. B. ein Intranet aus.
Die Unternehmung verfügt nun über eine Webseite, auf der z. B. auch Bestellungen aufgegeben werden können oder mit Kunden kommuniziert werden kann.
Kundendaten werden zwar zentral in einem CRM-System verwaltet, doch trotzdem müssen noch viele Informationen ausgedruckt werden. Die Produktion und die Lieferketten werden über Software organisiert. Die Produktion ist zu weiten Teilen automatisiert. Die IT wird zentral organisiert und die Systeme entweder fernverwaltet oder die Mitarbeitenden greifen via Browser auf Applikationen zu.
Planung findet zunehmend per Softwarelösungen statt, zum Beispiel in einer Groupware. Oder auch dedizierten Lösungen, wie z.B. Marketingplanungssoftware. Entscheidungen werden immer mehr datengestützt getroffen. Meetings finden vor allem vor Ort oder per Telefon statt.
Stufe 4: Teilweise Automatisierung
Abläufe werden teilweise komplett durch Software gesteuert und Prozesse in Software abgebildet. Dies geschieht z. B. durch Ticketsysteme oder Aufgabenverwaltungssoftware. Jede und jeder Mitarbeitende weiss genau, wann wer was zu tun hat. Dadurch agilisiert sich das Unternehmen und wird hochgradig vernetzt. Das Wissen des Unternehmen wird in Wissensverwaltungssystemen dokumentiert und ist so jederzeit verfügbar. Einzelne Abläufe sind hochgradig optimiert und automatisiert. Dies führt dazu, dass die Fehlerquoten sinken.
Es gibt keine Informationsinseln mehr. Systeme von Abteilungen werden anderen Abteilungen geöffnet und ermöglichen so abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Abteilungen stellen ihre Dienste als Software-Services bereit, so dass sie von anderen Abteilungen direkt genutzt werden können. Ihre Systeme können sich daran anbinden. Es besteht eine Abteilungsübergreifende Systemarchitektur. Dies ermöglicht einen Überblick über die Softwaresysteme. Daten werden in einem «Data Lake» zusammengefasst, so dass sie von allen genutzt werden können und Auswertungen getroffen werden können. So können Szenarien und Prognosen errechnet werden.
Werbung erfolgt grösstenteils digital und personalisiert. Es bestehen innerbetriebliche Kommunikationsplattformen, über die die Mitarbeitenden kommunizieren können. Es werden Messenger eingesetzt und Meetings finden zu grossen Teilen virtuell via Videokonferenz statt.
Entscheidungen werden datengetrieben getroffen. Planungen werden teilweise automatisiert von Software erstellt.
Stufe 5: Das digitale Unternehmen
Das Unternehmen ist vollständig digitalisiert. Um die Prozesse zu steuern wird künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen eingesetzt. Die Entscheidungen werden komplett datenbasiert getroffen. Die Software berechnet dabei aus Zielvorgaben eine übergreifende Planung. Die Software berücksichtigt dabei auch ökonomische Rahmenbedingungen, wie aktuelle Markttrends und Strategievorgaben. Das Unternehmen nutzt alle Kanäle des Internets und der eigenen Daten, um darüber Trends zu identifizieren und zu nutzen.
Die Produktion ist vollständig automatisiert. Wo möglich werden Roboter eingesetzt. Die Kommunikation mit Kunden ist automatisiert. Auch Werbung wird automatisiert ausgespielt und Anzeigen als Ad-Kampagnen geschalten.
Entscheidungen werden auf Basis gelernter Muster und vorgegebenen Regeln automatisch getroffen und ausgeführt. Die Software nutzt dabei hunderte bis zu tausende verschiedene Parameter. Zur Nachverfolgung und Optimierung werden Entscheidungen und deren Grundlagen protokolliert.
Auch die Beschaffung erfolgt automatisch, die Software bewertet die verschiedenen Angebote selbstständig.
Die Maschinen und Softwareprozesse werden permanent automatisch überwacht. Bei Abweichungen werden automatisch Prozesse in Gang gesetzt, um die Ursache zu beseitigen.
Da in einem Unternehmen der Stufe 5 alle täglichen Arbeiten vollständig automatisiert stattfinden, wird die Effizienz und Produktivität fast ausschliesslich durch Software bestimmt. Dies bedeutet, dass der Wettbewerbsvorsprung durch die Programmierung der Software bestimmt wird. Der entscheidende Wettbewerbsfaktor ist die Kreativität, wie ein Unternehmen neue Innovationen schafft und sich so vom Wettbewerb abhebt.
Ermitteln Sie den Reifegrad Ihrer Unternehmung
Mit dieser Einteilung kann nun der Reifegrad der Digitalisierung ermittelt werden. Diese Selbsteinschätzung ermöglicht es, Massnahmen für die eigene Digitalisierung zu ermitteln und Hinweise für eine Digitalisierungsstrategie zu finden. So, dass die Unternehmung auch in Zukunft effizient ihren Wettbewerbsvorteil ausspielen kann.
Der Weg zu einem vollständig autonomen Unternehmen ist sicher noch weit und vielleicht je nach Branche auch nicht ganz passend. Es ist aber sicher nicht verkehrt sich damit auseinanderzusetzen.
